Vilka är reglerna för GPS-övervakning av anställda?

Känner till reglerna för GPS-övervakning av anställda

Har du tvivel om reglerna för övervakning av anställda? Vi har skapat en guide som förklarar dem för dig.

GPS-spårning delar vattnet. För företaget kan det ses som ett smart verktyg för effektiv användning av företagets resurser, men övervakning av anställda via GPS kan också uppfattas som ett obehagligt intrång i anställdas arbetsliv.

Tekniken är dock helt laglig om den införs för tydliga och faktiska ändamål. Affärssyftet är också enormt, varför det är viktigt att tekniken används på ett sätt som både anställda och arbetsgivare kan vara bekväma med.

I den här artikeln tittar vi närmare på vad anställda ofta har och vilka regler som gäller för övervakning av anställda som använder GPS

Varför är det nödvändigt att övervaka anställda via GPS?

GPS-teknik gör det möjligt att bestämma platsen för ett objekt ner till en radie av fem meter. Därför GPS-spårning på en företagsbil eller en maskin eller släpvagn hjälper företag att spåra exakt var deras viktigaste arbetsverktyg finns, när som helst, och när till exempel en servicebil anländer till en specifik adress.

GPS-spårning kan också användas för att spåra anställdas arbetsdag och trafik. Totalavkastning GPS-baserad vagnparkshantering stora möjligheter att effektivisera och optimera affärsverksamheten, och företag kan därför behöva använda GPS-spårning för att vara konkurrenskraftiga i sin bransch.

Fördelar och nackdelar med GPS-övervakning av anställda

Ur företagets perspektiv finns det många operativa fördelar med att övervaka anställda via GPS.

Syftet med uppföljningen är sällan att övervaka enskilda medarbetare, utan att skapa en optimal och effektiv överblick över företagets resurser. Det finns nämligen ett antal fördelar med att använda GPS-teknik i sin ledning av företaget:

• Se dina fordon: På en livekarta kan du alltid se var dina bilar, maskiner och släpvagnar är just nu
  

• Få exakta uppgifter: Du får exakta uppgifter om hur många timmar dina anställda har tillbringat med en kund
  

• Tilldela uppgifter enklare: Du kan alltid förse dina anställda med de uppgifter som ligger närmast deras bostadsort
  

• Res- och stopprapporter: Med GPS-teknik har du alltid en överblick över var bilarna har varit under en dag och hur länge de har varit på varje plats
  

• En överblick: Du får en fullständig översikt över ditt företags flotta inklusive bränsleförbrukning, batterinivå och mycket mer, och vilka bilar, maskiner eller släpvagnar som behöver service inom en snar framtid
  

För företag finns det många goda skäl att implementera GPS-övervakning, men det är viktigt att uppmärksamma anställda.

Med anställda kan det ge upphov till mycket tänkande om ett företag börjar arbeta med GPS-teknik i sin flotthantering. För oavsett avsikt kan det kännas som:

• Misstro: Ledningen litar inte på anställda
  

• Kritik: Anställda gör inte sitt jobb tillräckligt bra
  

• Kontroller: Övervakning och kontroll av anställda
  

• Brist på frihet: Att friheten för de ansvariga medborgarna tas ifrån dem
  

Det är tankar som kan undergräva förtroendet för företagsledningen och bidra till en dålig mental arbetsmiljö för den anställde. På detta sätt kan ett verktyg som faktiskt borde öka företagets effektivitet i slutändan sänka produktiviteten.

För att undvika detta skräckscenario måste företag alltid öva öppenhet om GPS-övervakning av anställda. Företagen måste följa lagstiftningen, men också de riktlinjer för god databehandling som den danska arbetsgivarförbundet (DA) och den danska nationella organisationen (LO) har kommit överens om på detta område.

Vilka är reglerna för GPS-övervakning av anställda?

Det är i den allmänna dataskyddsförordningen som kraven för användning av GPS-spårning och insamling och bearbetning av data som erhållits via GPS ingår.

Du kan läsa om alla reglerna här, men det väsentliga är:

• Motiverad i substans: Arbetsgivare får endast få information om det finns en tydlig och saklig motivering för att göra det. Uppgifter som erhållits i samband med GPS-spårning får endast användas om de är relevanta för uppfyllandet av detta syfte.
  

• Skydd mot missbruk: Dessutom måste företaget se till att uppgifterna skyddas mot missbruk och arbetsgivaren får endast lagra uppgifterna under den period som är relevant för den personuppgiftsansvarige.
  

• Anställda måste informeras: I princip måste de registrerade informeras när de behandlar uppgifter om dem. De måste veta vem som är personuppgiftsansvarig och vad syftet med behandlingen av personuppgifter är. De behöver också veta vem som får informationen.
  

• Anställda behöver veta syfte: Således har anställda enligt lagstiftningen rätt att inte bara veta den insamlade informationen utan också för vilket ändamål den samlas in.
  

En annan detalj från lagstiftningen är att det är ett krav att den som samlar in uppgifterna måste känna till och följa gällande GPS-spårningsregler, men lika viktigt är att denna person måste kunna informera om reglerna.

Som anställd måste du därför kunna närma dig den personuppgiftsansvarige och få svar i en ”lättillgänglig form” på relevanta frågor om reglerna för datainsamling och hantering.

Riktlinjer för användning av GPS-spårning

Utöver lagstiftningen har den danska arbetsgivarorganisationen (DA) och den danska nationella organisationen (LO) upprättat ett avtal som innehåller riktlinjer för användning av GPS-spårning på arbetsplatser och god databehandlingspraxis.

Riktlinjerna klargör att:

• Om övervaknings- eller kontrollåtgärder har en faktisk motivering och syfte kan arbetsgivaren enligt lagen gärna genomföra dem.
• Tillsynen får dock inte orsaka förlust, besvär eller vara kränkande för arbetstagaren.
• Övervakning måste anmälas till arbetstagaren.
• Under normala omständigheter måste en arbetsgivare meddela en anställd om övervakningen minst sex veckor innan den börjar. Detta kan bortses från om syftet med övervakningen annars missas.
  

Så LO och DA har kommit överens om en tydlig order om ett företag kommer att införa övervaknings- eller kontrollåtgärder på en anställd. Övervakningen måste som regel anmälas och avvikelsen från de normala sex veckorna måste vara försvarbar ur övervakningens syfte.